W dobie coraz większej świadomości społecznej w zakresie ochrony danych osobowych kserowanie dokumentów tożsamości wzbudza wiele wątpliwości – i słusznie! Kserokopia dowodu osobistego nigdy nie powinna trafić w niepowołane ręce. A co z bankami? Czy banki mogą kserować dowód osobisty? Wyjaśniamy!
W kwestii kopiowania dokumentów tożsamości przepisy są dość zawiłe, dlatego wiele osób nie wie, czy bank może kserować dowód osobisty. Krótka odpowiedź jest taka – może, ale tylko w określonych okolicznościach. Poniżej znajdziesz obszerniejsze wyjaśnienie wraz ze wskazaniem konkretnych ustaw, na które można się powołać. Precyzujemy również kwestię kopiowania dokumentów tożsamości przez inne instytucje i prywatne firmy.
Warto znać swoje prawa, bo niektóre podmioty niekiedy próbują wykorzystać brak wiedzy swoich klientów i bezprawnie kopiować dokumenty tożsamości.
Czy banki mogą kserować dowody osobiste?
Czy banki mogą kserować dowody osobiste? Tak – gdy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Te same przepisy dotyczą m.in.:
- funduszy inwestycyjnych,
- SKOK-ów, instytucji pożyczkowych,
- kantorów,
- lombardów,
- bukmacherów,
- operatorów pocztowych,
- domów maklerskich,
- towarzystw i pośredników ubezpieczeniowych,
- doradców podatkowych,
- księgowych,
- notariuszy
i innych podmiotów wymienionych w Art. 2 ust. 1 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) (Dz.U.2023.1124).
Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla jednocześnie, że sporządzanie kopii dowodów osobistych przez instytucje finansowe powinno być ograniczone do minimum. Przy wielu czynnościach (np. zakładaniu rachunku bankowego) powinno zatem wystarczyć przedstawienie dokumentu tożsamości do wglądu.
Ustawa AML – kserowanie dowodu osobistego dopuszczalne, ale…
Tak jak wspominamy powyżej, tylko ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) nadaje prawo kserowania dowodu konkretnym instytucjom.
Co więcej, kopię dokumentu można wykonać tylko wtedy, gdy istnieje potrzeba zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Oznacza to, że banki, czy tez inne wymienione w ustawie instytucje muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu zanim zrobią kserokopię dokumentu. Również zgodnie z RODO przetwarzanie danych powinno być ograniczone do minimum, tj. instytucje finansowe powinny przetwarzać wyłącznie niezbędne informacje o swoim kliencie.
W praktyce zatem bank może wykonać kopię dokumentu tożsamości klienta, ale tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione w świetle przepisów związanych z bezpieczeństwem finansowym. Kopiowanie dokumentów bez wyraźnego powodu stanowi natomiast naruszenie przepisów.
Prawo bankowe – czy bank może kserować dowód osobisty?
Banki prosząc o kopię dowodu osobistego niekiedy powołują się na ustawę Prawo bankowe. Czy słusznie? Zgodnie z art. 112b tego aktu prawnego, banki mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych dla celów prowadzonej działalności bankowej.
Nie jest to jednak równoznaczne z prawem do wykonania kopii dokumentów (zazwyczaj powinno wystarczyć okazanie ich do wglądu). Ta ustawa nie nadaje zatem bankom prawa do kserowania dowodu osobistego. Dlatego w sytuacji, w której pracownik banku powołuje się na ustawę Prawo bankowe, możesz nie zgodzić się na skopiowanie dokumentu. Taka czynność może być uzasadniona, ale tylko na podstawie ustawy AML. Czytaj dalej, aby poznać szczegóły.
Jakie instytucje nie mogą kserować dowodu osobistego?
Oto kilka przykładowych sytuacji, kiedy instytucja nie ma prawa zrobić kserokopii naszego dowodu, a Ty masz prawo odmówić zgody:
- w ramach rekrutacji lub przyjęcia do pracy – pracodawca potrzebuje jedynie danych takich jak imię i nazwisko, data urodzenia, imiona rodziców czy miejsce zamieszkania pracownika; możliwe jest spisanie ich z dowodu albo wykonanie kopii (ksero), jeśli pozostałe dane będą zakryte; kserując cały dowód pracodawca popełnia nadużycie;
- w szkołach i na uczelniach – szkoły i uczelnie są zobowiązane do weryfikacji tożsamości kandydata w procesie rekrutacji, ale nie mają prawa kopiować jego dokumentów;
- w wypożyczalniach różnego rodzaju sprzętu – niedopuszczalne w świetle ustawy o dowodach osobistych jest też zatrzymywanie dokumentu tożsamości klienta „w zastaw” za wypożyczony sprzęt;
- w sklepach, miejscach rozrywki, klubach nocnych – okazanie dowodu osobistego może być konieczne np. w celu potwierdzenia określonego wieku, ale jego kopiowanie jest niedozwolone.
Kopiowanie dokumentów – chroń swoje dane!
Pamiętaj, że poproszony o przekazanie kopii dowodu osobistego, zawsze możesz zapytać o uzasadnienie. Jedynym właściwym powodem są w tym przypadku przepisy Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Jeżeli pracownik banku, jakiejkolwiek instytucji lub firmy powołuje się na inne przepisy, możesz odmówić! Kserokopia dowodu osobistego w niewłaściwych rękach może bowiem stanowić dla Ciebie duże zagrożenie.
