Nieterminowe płatności potrafią wywrócić firmowy budżet do góry nogami. Czasem wystarczy jeden nieuczciwy lub niewypłacalny kontrahent, by pojawiły się zatory płatnicze i stres. Jeśli termin płatności minął, a pieniędzy nadal brak, nie warto zwlekać. Sprawdź, jak odzyskać pieniądze od dłużnika oraz jak zabezpieczyć się na przyszłość.
Najważniejsze informacje:
- jeżeli kontrahent zalega ze spłatą, w Twoim interesie jest, aby działać natychmiast;
- zmotywowanie dłużnika do spłaty w wielu przypadkach jest możliwe trzeba tylko wiedzieć, jakie metody zastosować;
- starannie opracowane procedury monitorowania faktur i płatności pomagają unikać opóźnień;
- wiele należności udaje się odzyskać na etapie przypomnień i tzw. miękkiej windykacji;
- skierowanie sprawy na drogę sądową to zwykle ostateczność, ale może być pomocne, jeśli dłużnik konsekwentnie unika odpowiedzialności.
Od czego zacząć, gdy kontrahent zalega ze spłatą?
Wbrew pozorom brak płatności nie zawsze oznacza złą wolę. Może się zdarzyć, że faktura została przeoczona albo „utknęła” w księgowości. Dlatego pierwszym krokiem powinno być przypomnienie o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności.
Przypomnienia o płatności pierwszy krok
Przypomnienie o płatności w wielu przypadkach okazuje się wystarczające. To prosty i powszechnie stosowany sposób na zadbanie o interesy firmy i płynność finansową, który nie ma nic wspólnego z nachalnością. Wielu kontrahentów wręcz docenia takie przypomnienia.
W tym zakresie warto skorzystać z usługi Bezpieczna Faktura BIK. Po dodaniu faktury w koncie firmowym BIK możesz:
- poinformować kontrahenta o współpracy z BIK,
- wysyłać automatyczne komunikaty o zbliżającym się terminie płatności,
- reagować od razu, gdy pojawi się opóźnienie.
Komunikaty wysyłane są z logo BIK –to rozpoznawalna marka, więc komunikaty zawierające informację, że współpracujesz z BIK, powinny być skuteczniejsze niż samodzielnie wysyłane maile. Dzięki usłudze Bezpieczna Faktura oszczędzasz też swój czas po wczytaniu faktury nie musisz już samodzielnie kontaktować się z kontrahentem w sprawie płatności. System podpowie Ci, jaki komunikat należy wysłać, w zależności od terminu płatności za fakturę. Dzięki usłudze w swoim koncie możesz też wygodnie śledzić statusy płatności wszystkich dodanych faktur (także tych już opłaconych).
Brak zapłaty mimo przypomnienia? Czas na wezwanie do zapłaty
Najlepiej skorzystać z Bezpiecznej Faktury BIK, która umożliwia płynne przejście z etapu przypomnień o braku płatności do wysyłki listownego wezwania do zapłaty. Wezwanie zawiera logo BIK i BIG InfoMonitor oraz wszystkie niezbędne elementy pozwalające na wpisanie dłużnika do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor w razie braku zapłaty, tj.:
- ostrzeżenie o zamiarze ujawnienia długu w Rejestrze Dłużników Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A.;
- pełną nazwę i adres siedziby BIG InfoMonitor;
- informację o możliwości zgłoszenia wierzycielowi sprzeciwu wobec ujawnienia długu (nie dotyczy tytułów wykonawczych);
- informację o braku sprzeciwu na podstawie art. 21 ust. 1 RODO (nie dotyczy tytułów wykonawczych);
- informację o tym, w jakich przypadkach dług podlega usunięciu.
Usługa realizowana jest przez BIG InfoMonitor, za pośrednictwem BIK, po podpisaniu pełnomocnictwa. Skorzystanie z niej nie tylko oszczędza Twój czas, ale też pozwala na automatyczne ujawnienie długu w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor. Praktyka pokazuje, że takie wezwania są bardzo skuteczne i często pomagają uniknąć dalszych działań windykacyjnych. Zgodnie z badaniami ponad 90% firm, które wysyłają wezwania do zapłaty za pośrednictwem BIG-ów, odzyskuje swoją należność w ciągu 30 dni!
Brak zapłaty mimo wysłania wezwania do zapłaty co dalej?
Jeśli wezwanie do zapłaty nie przyniosło efektu, czas sięgnąć po mocniejsze narzędzia. Możliwości jest kilka.
Wpis do rejestru dłużników
Umieszczenie informacji o zadłużeniu w rejestrze dłużników często jest niezwykle efektywne. Rejestry są sprawdzane przez kontrahentów, dostawców, inwestorów czy banki, a wpis o zadłużeniu obniża wiarygodność płatniczą firmy i może utrudnić jej uzyskanie finansowania czy podpisywanie nowych umów. Firma traci wizerunek wiarygodnego partnera i pracodawcy, może mieć ogromne problemy w dalszej działalności np. z najmem powierzchni, leasingiem itp. W praktyce wielu dłużników reguluje należność po wpisaniu do rejestru. Za pośrednictwem BIK możesz wpisać dłużnika do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. Jeżeli korzystasz z usługi Bezpieczna Faktura, wpis może być dodany automatycznie w razie braku reakcji na wezwanie do zapłaty.
Firma windykacyjna
Jeżeli nie chcesz samodzielnie zajmować się ściąganiem należności, możesz to zlecić firmie windykacyjnej. Tego rodzaju podmioty profesjonalnie zajmują się odzyskiwaniem długów w zamian za część wartości faktury. Prowizja może wynosić od kilku do kilkudziesięciu procent. W najpopularniejszym modelu rozliczenia jest pobierana dopiero po odzyskaniu należności.
Profesjonalna firma wie, jak rozmawiać z dłużnikiem i jakie argumenty działają. Często wystarczy kilka kontaktów, by pieniądze wróciły na konto. Warto jednak starannie dobierać firmę windykacyjną –najlepiej postawić na sprawdzoną markę.
Cesja wierzytelności (faktoring)
Gdy zależy Ci na szybkim zamknięciu sprawy, możliwa jest sprzedaż długu. Tzw. cesja wierzytelności pozwala „przepisać” ją na inny podmiot najczęściej na firmę, która specjalizuje się w przejmowaniu długów. W praktyce najprościej jest dokonać cesji wierzytelności za pomocą usługi faktoringu. W tym przypadku otrzymujesz pieniądze od razu, choć w niższej kwocie (firma faktoringowa pobiera prowizję). Ryzyko i dalsze działania przejmuje jednak nowy właściciel wierzytelności, co przynosi spore korzyści. Z faktoringu możesz skorzystać jeszcze przed upłynięciem terminu płatności to popularne narzędzie pomagające dbać o płynność firm i redukować ich ryzyko finansowe.
Droga sądowa i egzekucja komornicza
Jak odzyskać pieniądze od dłużnika, który nie płaci mimo upomnień, wezwań czy innych działań z zakresu tzw. miękkiej windykacji? Możesz skierować sprawę na drogę sądową. Jeżeli zapadnie wyrok i uzyskasz tytuł wykonawczy, na wniosek wierzyciela można wszcząć egzekucję komorniczą. Komornik może zająć majątek dłużnika (np. konta bankowe, nieruchomości, ruchomości), aby zaspokoić Twoje roszczenie. Proces trwa dłużej, ale warto go rozważyć przy większych kwotach oraz wtedy, gdy dłużnik po prostu miga się od płatności. Zwykle tę metodę traktuje się jako rozwiązanie ostateczne, gdy inne metody zawodzą.
Jak zmniejszyć ryzyko problemów z płatnościami?
Nie wszystkich problemów z płatnościami da się uniknąć, ale zdecydowanie można zredukować ryzyko. Przede wszystkim przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kontrahenta. Jeżeli firma aktualnie ma długi lub jej dane finansowe czy formalne wskazują na problemy, może to zwiastować trudności z uregulowaniem płatności. Narzędzia oferowane przez BIK pozwalają ocenić wiarygodność firmy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Raport Weryfikacja Kontrahenta czytelnie informuje, jakie jest ryzyko współpracy z firmą. Przedstawia też uporządkowane dane dotyczące:
- zaległości płatniczych wobec kontrahentów i instytucji finansowych,
- wpisów w rejestrach dłużników i na liście ostrzeżeń KNF,
- toczących się postępowań upadłościowych lub restrukturyzacyjnych,
- finansów (przychody, zyski, kapitał itp.),
- reprezentacji firmy,
- historii działalności.
Dzięki weryfikacji kontrahenta przed podjęciem współpracy możesz znacząco zredukować ryzyko finansowe swojej firmy.
Dodatkowo warto ustalić procedury zarządzania płatnościami. Jak zredukować ryzyko opóźnień?
- Opracuj zautomatyzowane procedury przypomnień o płatnościach warto przypominać jeszcze zanim upłynie termin, w czym pomaga usługa Bezpieczna Faktura BIK.
- Ustal eskalację działań zaplanuj, w którym momencie zastosować bardziej zdecydowane kroki lub skorzystaj z Bezpiecznej Faktury BIK, która zrobi to za Ciebie i na każdym etapie zaproponuje, co robić dalej.
- Nie zwlekaj z reakcją gdy mija termin, działaj od razu.To nie nachalność, a wyraz dbałości o Twoje interesy.
- Dla nowych współprac możesz też zastosować system zaliczek lub płatności etapowych.
Odzyskiwanie należności to proces, który wymaga zdecydowania i wiedzy. Im szybciej podejmiesz działanie i im lepiej sprawdzisz kontrahenta na starcie na przykład z pomocą rozwiązań BIK tym mniejsze ryzyko, że problem w ogóle się pojawi. Zobacz również: 4 sposoby na sprawdzenie kontrahenta działaj bezpiecznie Zarządzanie należnościami w firmie: co robić, gdy kontrahent nie płaci?
FAQ
Jak odzyskać pieniądze od nieuczciwego kontrahenta?
Najlepiej działają konsekwencja i szybkie działanie. Nie zwlekaj z przypomnieniem o braku płatności, nie bój się wysyłki wezwania do zapłaty, jeśli zwykle monity nie pomogły. Poinformuj dłużnika o możliwych konsekwencjach (np. wpisie do rejestru dłużników, skierowaniu sprawy do sądu) i realizuj je, jeśli należność nie jest regulowana. W wielu przypadkach wystarczy pokazać stanowczość.
Co zrobić, gdy dłużnik nie chce oddać pieniędzy?
Jeśli rozmowy i pisma nie pomagają, warto rozważyć skorzystanie z pomocy firm zajmujących się windykacją lub skierować sprawę do sądu. Zwlekanie działa wyłącznie na korzyść dłużnika.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Pisz konkretnie i rzeczowo. Podaj wszystkie dane zobowiązania, Twoje dane kontaktowe i numer rachunku do wpłat. Poinformuj o konsekwencjach braku wpłaty należności.. Możesz też skorzystać z wysłania wezwania do zapłaty za pośrednictwem BIK w ramach usługi Bezpieczna Faktura BIK. Zawiera ono wszystkie niezbędne elementy, a także klauzule wymagane do wpisania dłużnika do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor.
Jak wpisać kontrahenta do rejestru dłużników?
Jeżeli masz konto firmowe w BIK, możesz za pośrednictwem BIK wpisać dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor, po udzieleniu BIK pełnomocnictwa. Warunki, aby wpisać dłużnika do rejestru: minęło co najmniej 30 dni od powstania zaległości; minął co najmniej miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty, dług opiewa na kwotę co najmniej 500 zł (jeśli dłużnikiem jest przedsiębiorca) lub 200 zł (jeśli dłużnikiem jest osoba fizyczna. Jeśli masz tytuł wykonawczy, musi jedynie minąć 14 dni od wysyłki wezwania do zapłaty, a kwoty nie mają znaczenia.
