Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy większą firmę, opóźnienia w płatnościach blokują jej rozwój i odbierają poczucie bezpieczeństwa finansowego. Skuteczne zarządzanie należnościami w firmie nie polega tylko na reagowaniu, gdy pojawia się problem, ale przede wszystkim na budowaniu takiego systemu, który pomaga przewidywać ryzyka i sprawnie kontrolować przepływy finansowe. Jak nad tym panować?
W skrócie:
- ryzyko niewypłacalności kontrahentów można zminimalizować warto korzystać z narzędzi do ich weryfikacji;
- warto mieć opracowany system monitorowania należności i przypominania o spłacie;
- w przypadku braku płatności, należy działać szybko i zdecydowanie;
- każda firma powinna mieć opracowany system zarządzania należnościami.
Minimalizuj ryzyko
Czy wiesz, że na skuteczność zarządzania należnościami możesz wpłynąć jeszcze przed podpisaniem umowy? Im lepiej poznasz przyszłego kontrahenta, tym mniejsza szansa na nieprzyjemne niespodzianki. Warto przede wszystkim weryfikować kondycję finansową i historię kontrahenta.
Możesz to zrobić na kilka sposobów, a jednym z nich jest Raport Weryfikacja Kontrahenta. To przejrzyste i kompleksowe zestawienie informacji dotyczących działalności i kondycji finansowej firmy oraz jej ewentualnych długów. W ramach raportu dostaniesz też ocenę ryzyka współpracy z danym podmiotem jeśli jest wysokie, być może warto odpuścić współpracę albo pomyśleć o dodatkowych zabezpieczeniach płatności.
Dowiedz się więcej: 4 sposoby na sprawdzenie kontrahenta
Możesz stosować zabezpieczenia umowne obejmujące np. płatności etapowe, zaliczki czy ubezpieczenia. Pomaga to zmniejszyć ryzyko opóźnień i poważnego zachwiania finansami Twojej firmy.
Monitoruj płatności
To, że dany kontrahent w przeszłości terminowo wywiązywał się ze zobowiązań, niestety nie gwarantuje spokoju. W biznesie zdarzają się różne utrudnienia, które z dnia na dzień mogą zmienić sytuację.
Wdrożenie systemu monitorowania i zarządzania należnościami pomoże uniknąć wielu problemów z płynnością. Warto przypominać o terminach płatności jeszcze zanim one upłyną obecnie istnieją narzędzia, które pozwalają na zautomatyzowanie tego procesu. Dzięki temu unikniesz opóźnień wynikających po prostu z roztargnienia czy zapominalstwa. Dasz też znać kontrahentom, że brak płatności na rzecz Twojej firmy nie pozostanie niezauważony.
BIK oferuje usługę Bezpieczna Faktura BIK, która usprawnia komunikację z w sprawie płatności. Dzięki niej możesz wysyłać do kontrahentów komunikaty opatrzone logo BIK jeszcze przed terminem płatności co powinno zwiększyć szanse, na to, że Twoje faktury zostaną zauważone i opłacone, Dzięki temu łatwiej jest zbudować skuteczny system zarządzania należnościami.
W razie problemów reaguj natychmiast
Gdy płatność nie wpływa w terminie, czas działa na niekorzyść. Zwlekanie z reakcją utrwala u kontrahenta przekonanie, że płatność może poczekać. Warto zawczasu opracować sposób postępowania z przeterminowanymi płatnościami. Gotowe procedury pomagają działać szybciej i skuteczniej. Tu również możesz skorzystać z gotowych monitów od BIK dostępnych w ramach usługi Bezpieczna Faktura BIK. Treść komunikatów jest dostosowana do tego, ile czasu minęło od terminu płatności. Jeśli termin płatności jest już mocno przekroczony, możesz od razu przejść do bardziej zdecydowanych działań. Za pośrednictwem BIK możesz zlecić wysłanie wezwania do zapłaty i wpisać dłużnika do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. W ten sposób zwiększysz szansę na to, że dłużnik spłaci zaległości Twojej firmie, bo rejestry dłużników sprawdzają przez różne instytucje, np. banki przed udzieleniem finansowania. Aby zniknąć z rejestru, dłużnik musi spłacić swoje zadłużenie.
Opracuj własne procedury działania
Istnieją różne metody zarządzania należnościami. Ważne, aby wdrożony w Twojej firmie system pasował do jej potrzeb dzięki temu będzie skuteczniejszy. Wypracowanie własnych procedur ułatwia też zachowanie porządku i oszczędza czas.
Zastanów się, jak powinny wyglądać w Twojej firmie:
- zasady weryfikacji nowych kontrahentów,
- metody oceny ryzyka,
- monitoring należności,
- schemat komunikacji z dłużnikami,
- metody windykacji polubownej („miękkiej”),
- decyzje dotyczące dalszych kroków w przypadku braku zapłaty.
Dobrze uporządkowany proces sprawia, że instrumenty zarządzania należnościami działają płynnie i nie wymagają ciągłego zastanawiania się, co zrobić dalej. To także element wsparcie płynności finansowej Twojej firmy w długim okresie. Jeśli zależy Ci na stabilności, zadbaj o zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie już dziś. Im dokładniej zaplanujesz procesy, tym łatwiej poradzisz sobie z trudnymi kontrahentami i utrzymasz płynność finansową nawet w wymagających czasach.
FAQ
Gdzie zgłosić kontrahenta, który nie płaci?
Informacje o nierzetelnych kontrahentach można przekazywać za pośrednictwem BIK do biura informacji gospodarczej BIG InfoMonitor, które prowadzi rejestr dłużników. Zgłoszenie dłużnika może pomóc w odzyskaniu należności, ponieważ taki wpis utrudnia mu uzyskanie nowych kontraktów i finansowania. Jeżeli ta metoda nie przynosi skutku, można zgłosić sprawę do sądu lub przekazać należność firmie windykacyjnej.
Jak zmotywować kontrahenta do zapłaty?
Aby zmotywować kontrahenta do zapłaty, potrzebne są stanowczość i konsekwencja. Typowe kroki obejmują: przypomnienie o spłacie (jeszcze przed upływem terminu), wezwanie do zapłaty, negocjacje, a w trudniejszych przypadkach wpis do rejestru dłużników i skierowanie sprawy na drogę sądową. Narzędzie Bezpieczna Faktura umożliwia wysyłanie dłużnikom pism przez BIKszeroka znajomość i autorytet tej marki działają mobilizująco.
Jak odzyskać pieniądze od nieuczciwego kontrahenta?
W przypadku celowego unikania płatności negocjacje, upomnienia i inne łagodne metody windykacji na nic się nie zdają. Potrzebne są konkretne działania. Można zacząć od wpisu do rejestru dłużników to utrudni kontrahentowi dalszą działalność. Następnie warto skierować sprawę na drogę sądową pozew można złożyć w sądzie tradycyjnym lub e-sądzie. Po uzyskaniu wyroku sądowego z klauzulą wykonalności może być wszczęta egzekucja komornicza. Alternatywnie można przekazać sprawę firmie windykacyjnej lub sprzedać należność, aby odzyskać jej część.
