Jak monitorować kontrahentów po rozpoczęciu współpracy?
19 sierpnia 2026
Ostatnia aktualizacja
1 października 2026
Podpisanie umowy to dopiero początek relacji biznesowej. Sytuacja Twojego kontrahenta może szybko się zmieniać, co w niektórych przypadkach może zagrażać Twojemu biznesowi. Jeśli chcesz zmniejszyć ryzyko opóźnionych płatności i problemów z wierzytelnościami, warto monitorować kontrahentów zarówno przed, jak i już po nawiązaniu współpracy. Dowiedz się, jak to robić.
Najważniejsze informacje:
regularna weryfikacja może pomóc wcześniej dostrzec sygnały ostrzegawcze i ograniczyć ryzyko problemów z płatnościami;z BIK dla Firm zyskujesz też narzędzia pomocne w sytuacji, gdy kontrahent nie płaci faktury w terminie.
Dlaczego warto monitorować kontrahentów?
W biznesie, tak jak w życiu, nic nie jest dane na zawsze. Dobra passa może zawsze się odwrócić, a problemy często przychodzą znienacka. Kontrahent, który dziś reguluje faktury bez opóźnień, za kilka miesięcy może mieć problemy z płynnością i płatnością wobec Twojej firmy.
Tam, gdzie faktury z odroczoną płatnością są standardem, takie ryzyko zawsze istnieje. Jednak wczesne wykrycie problemów może ograniczyć przykre konsekwencje dla Twojej firmy. Możesz rozpoznać sygnały ostrzegawcze i od razu wdrożyć działania zapobiegawcze, np. przypomnieć o terminie zapłaty, wstrzymać realizację kolejnych zamówień czy odmówić udzielania kolejnego kredytu kupieckiego.
Jak powinno wyglądać monitorowanie kontrahentów?
Monitorowanie kontrahentów powinno obejmować przede wszystkim stałe obserwowanie ich statusu płatniczego. Szczególnie ważnym źródłem informacji są wpisy pojawiające się w rejestrach dłużników. Jeśli Twój kontrahent trafia do takiego rejestru oznacza to, że komuś nie zapłacił. Może to być wynikiem niedopatrzenia czy pojedynczego konfliktu lub sygnałem problemów, które mogą negatywnie wpłynąć także na Twoją firmę.
Dobrym pomysłem jest też monitorowanie płatności. Warto mieć rejestr wszystkich faktur, płatników i terminów. Ułatwia to wysyłanie przypomnień o płatnościach i szybkie reagowanie, gdy terminy zostają przekroczone.
Nie musisz pilnować terminów i przypominać kontrahentom o płatnościach na własną rękę. BIK dostarcza narzędzia, które porządkują ten proces Ty wprowadzasz fakturę do Bezpiecznej Faktury, a system czuwa nad terminami i podpowiada, jaki komunikat wysłać kontrahentowi.
Alerty o Kontrahencie –informacja o zadłużeniu
Alerty o Kontrahencie informują od razu, jeśli Twój kontrahent trafi do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor, bo np. nie zapłaci faktury i. Alert przychodzi automatycznie nie musisz niczego ręcznie sprawdzać. Wystarczy zawczasu dodać NIP monitorowanej firmy do usługi.
Alerty o Kontrahencie umożliwiają błyskawiczną reakcję, dzięki czemu dają Ci znaczną przewagę w walce o swoje interesy. W ramach oferty BIK dla Firm możesz w ten sposób monitorować kilka firm jednocześnie.
Bezpieczna Faktura BIK wygodny sposób na monitorowanie kontrahentów i płatności
Bezpieczna Faktura BIK pozwala objąć monitoringiem dowolną fakturę. W zależności od terminu płatności system proponuje odpowiedni komunikat do wysłania kontrahentowi. Możesz samodzielnie wybrać, jaki komunikat wysłać i kiedy np. poinformować partnera, że współpracujesz z BIK i że dana faktura jest objęta usługą, przypomnieć w neutralny sposób o zbliżającym się terminie płatności lub wysłać wezwanie do zapłaty, gdy ten minie. Wiadomości są skonstruowane z myślą o maksymalnej skuteczności. Dzięki usłudze nie musisz się zastanawiać, co napisać i kiedy, jeśli kontrahent nie płaci faktury. Bezpieczna Faktura BIK pozwala pilnować terminów płatności nie tylko skuteczniej, ale też łatwiej. W razie braku zapłaty możesz płynnie przejść do wysłania wezwania, a następnie wpisania dłużnika do Rejestru BIG InfoMonitor. W ramach usługi działania te mogą być realizowane za pośrednictwem BIK, po udzieleniu odpowiedniego pełnomocnictwa.
Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi (FAQ)
Aby korzystać z Bezpiecznej Faktury BIK, potrzebujesz konta firmowego w BIK. Załóż najpierw konto prywatne, a następnie dodaj do niego profil firmowy, podając swój NIP. Po wyborze odpowiedniego pakietu BIK dla Firm możesz dodać fakturę do monitorowania w swoim koncie. Możesz zrobić to ręcznie lub wykorzystać OCR do odczytania danych z pliku PDF albo ze zdjęcia. Następnie trzeba tylko sprawdzić poprawność odczytanych danych.
Tak. Z Bezpiecznej Faktury BIK możesz korzystać również w przypadku faktur, które nie zostały opłacone w terminie. Masz wtedy możliwość wysłania do kontrahenta dodatkowych komunikatów mailowych o braku płatności. Jeśli one nie pomogą, płynnie przejdziesz od bardziej stanowczych działań, takich jak wysłanie wezwania do zapłaty i wpisanie dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor. Usługa realizowana jest przez BIG InfoMonitor za pośrednictwem BIK, po udzieleniu pełnomocnictwa.
